2025년 MSDS 작성·제출, 이 3가지만 바꾸면 과태료 걱정 끝

2025년부터 물질안전보건자료(MSDS) 작성·제출 규정이 개정되면서, 기존에 사업장에서 관리하던 방식으로는 과태료 대상이 될 수 있습니다. 핵심은 제출 대상 물질의 재확인, 제출 시기 준수, 그리고 영업비밀 비공개 승인 절차를 바로 세우는 것입니다. 특히 2021년 제도 시행 전부터 제조·수입하던 물질은 유예기간 내 제출을 완료했는지, 이후 신규 물질은 제조·수입 전에 승인번호를 받았는지가 중요한 판단 기준이 됩니다.

2025년 달라진 MSDS 제출 기준, 어디까지 확인했나

올해부터 한국산업안전보건공단의 MSDS 제출 시스템에 사업장 정보 변경 기능이 추가되었습니다. 소재지와 연락처를 별도로 등록할 수 있게 되면서, 기존에 사업장 정보가 누락되었거나 변경사항이 반영되지 않은 경우 제출 자체가 반려될 수 있습니다. 또한 2026년 3월부터는 MSDS 경고표지 작성 기능도 새로 열렸으니, 기존에 외부 프로그램으로 경고표지를 만들던 사업장은 공단 시스템을 통한 작성을 검토할 필요가 있습니다.

MSDS 제출 대상인지부터 다시 확인해야 합니다. 산업안전보건법 제104조에 따른 분류기준에 해당하는 화학물질이나 혼합물이 대상이며, 시행령 제86조에 규정된 제외 물질은 해당되지 않습니다. 이 기준은 해마다 개정될 수 있으므로, 2025년 현재 자사 제품이 대상인지 공단 시스템에서 재검색하는 것이 안전합니다. 특히 완제품처럼 보여도 희석이나 혼합 과정에서 유해인자 기준에 해당하는 성분이 포함되면 대상이 될 수 있습니다.

제출 전 확인할 서류, 누락되면 재제출로 이어져

MSDS 제출 시 필요한 서류는 제품에 따라 달라지지만, 기본적으로 물질안전보건자료 대상물질을 구성하는 화학물질 중 유해인자 분류기준에 해당하지 않는 성분의 명칭과 함유량을 기재해야 합니다. 다만 MSDS에 모든 구성성분이 이미 기재되어 있다면 이 서류는 생략할 수 있습니다. 국외 제조사로부터 성분 정보를 받기 어려운 수입품의 경우에는 산업안전보건법 시행규칙 별지 제62호 서식인 '화학물질 확인 서류'로 대체할 수 있습니다.

물질안전보건자료 대상물질 여부 확인 결과
구성 화학물질 중 비유해물질의 명칭·함유량 (MSDS에 전부 기재된 경우 생략)
국외 제조사 정보가 불명확한 수입품의 경우 화학물질 확인 서류
사업장 소재지·연락처 정보 (2026년 8월부터 추가 등록 기능 제공)

이 서류들은 제출 전에 미리 준비해 두어야 하며, 특히 국외 제조사로부터 받은 자료가 오래된 경우 최신 버전인지 확인하는 과정이 필요합니다. 공단 시스템에서는 임시저장이 불가능한 경우가 많아, 작성 도중 연결이 끊기면 처음부터 다시 시작해야 하는 불편함이 있습니다.

영업비밀 비공개 승인, 막연한 기재로는 심사 통과 어려워

영업비밀에 해당하는 화학물질의 명칭과 함유량을 대체자료로 기재하려면 고용노동부장관의 승인을 받아야 합니다. 이때 판단 기준은 비공지성, 비밀관리성, 경제적 유용성입니다. 공단에서 제공하는 '영업비밀 입증자료 작성 도우미'를 활용할 수 있는데, 고용노동부고시 제2026-26호 별표7에 따른 기준을 반영한 서식입니다.

심사 과정에서 자주 지적되는 부분은 '경제적 불이익'을 막연하게 적는 경우입니다. '영업활동에 지장이 있다'는 식의 표현은 판단 근거로 인정되지 않습니다. 비공개 정보가 경쟁사에 공개되었을 때 구체적으로 어떤 금전적 손실이 발생하는지, 해당 성분이 제품 내에서 수행하는 역할, 경쟁사가 이 정보를 획득하기 위해 들여야 할 분석 비용과 시간 등을 명시해야 합니다. 또한 비밀관리성 입증을 위해 보안서약서, 비밀유지계약서 등이 현재도 유효한 상태인지, 정보 접근 권한이 있는 인원의 범위를 어떻게 통제하고 있는지도 구체적으로 기재해야 합니다.

제출 시기 놓치지 않는 법, 신규와 기존 물질 구분부터

MSDS 제출 시기는 물질의 제조·수입 시점에 따라 다릅니다. 2021년 1월 16일 제도 시행 전부터 만들거나 수입하던 물질은 유예기간 내 제출을 완료해야 했고, 이후 신규로 제조·수입하려는 물질은 사전에 제출하고 승인번호를 받아야 합니다. 여기서 자주 혼동하는 부분이 있는데, 기존 물질이라도 성분 조성이 변경되거나 새로운 용도로 사용되면 다시 제출 대상이 될 수 있다는 점입니다.

사업장에서 실제로 관리할 때는 자사 제품 목록을 기준으로 제출 완료 여부를 표로 관리하는 것이 편리합니다. 승인번호가 부여된 제품과 아직 제출하지 않은 제품을 구분하고, 신규로 출시할 예정인 제품은 제조·수입일보다 최소 2-4주 전에 제출을 완료하는 일정을 잡아야 합니다. 공단 시스템은 윈도우 8 이상의 엣지, 크롬, 사파리 브라우저에 최적화되어 있으므로 인터넷 익스플로러를 사용하는 사업장은 접속 자체가 원활하지 않을 수 있습니다.

사업장 정보 변경, MSDS 제출 후에도 챙겨야 할 것

2026년 8월부터는 사업장 소재지와 연락처 추가 등록 기능이 열렸습니다. 이 기능은 단순히 정보를 업데이트하는 것을 넘어, MSDS 제출 시 사업장 정보가 일치하지 않아 발생하는 반려 사례를 줄이기 위한 조치입니다. 이전에는 사업장 정보를 변경하려면 별도 절차를 거쳐야 했지만, 이제는 공단 시스템에서 직접 수정할 수 있습니다. 다만 이 기능이 열린 시점이 2026년이므로, 2025년 기준으로는 기존 방식대로 사업장 정보 변경을 요청해야 합니다.

제출 이후에도 MSDS 경고표지 작성 기능이 2026년 3월에 열렸다는 점을 참고하면, 향후에는 공단 시스템 내에서 제출과 경고표지 작성을 함께 처리하는 흐름으로 바뀔 전망입니다. 사업장에서는 자체적으로 MSDS 대장을 갱신할 때 이 기능을 활용하는 것이 좋습니다.

참고: MSDS 제도 및 운영 관련 문의는 공단 시스템 우측 하단의 챗봇을 이용하면 대기 없이 확인할 수 있으며, 점심시간(12:00-13:00)에는 상담이 제한될 수 있습니다.

Q&A로 정리하는 MSDS 제출 실무

Q. 기존에 제출한 MSDS의 승인번호가 없는 경우 어떻게 해야 하나요? 2021년 제도 시행 전부터 제조·수입하던 물질이라면 유예기간 내 제출을 완료한 경우에만 승인번호가 부여됩니다. 승인번호가 없다면 제출 자체가 누락된 상태이므로, 지금이라도 공단 시스템에 접속해 해당 물질의 MSDS를 제출하고 승인번호를 받아야 합니다.

Q. 비공개 승인 신청 시 임시저장이 가능한가요? 공단에서 제공하는 영업비밀 입증자료 작성 도우미는 임시저장이 불가능합니다. 작성 중 시간이 오래 걸릴 것으로 예상된다면, 사전에 별도 문서 프로그램으로 내용을 정리한 뒤 도우미에 복사하는 방식이 안전합니다.

Q. 수입품인데 국외 제조사가 성분 정보를 알려주지 않으면 어떻게 하나요? 산업안전보건법 시행규칙 별지 제62호 서식인 '화학물질 확인 서류'로 대체할 수 있습니다. 다만 이 서류는 국외 제조자로부터 정보를 확보하기 어려운 경우에 한정되므로, 단순히 국외 제조사가 응대를 하지 않는 정도로는 인정되지 않을 수 있습니다.